Más obligaciones para las empresas: tras el registro horario digital llega la AI Act europea

El nuevo registro horario digital que prepara el Ministerio de Trabajo no llega solo. A partir de 2026, muchas empresas tendrán que adaptarse también a la AI Act europea, una normativa que impondrá nuevas obligaciones a los sistemas que utilizan inteligencia artificial.

El registro horario digital: el primer gran cambio normativo

España está a punto de aprobar el nuevo sistema de registro horario digital impulsado por el Ministerio de Trabajo. El objetivo es reforzar el control real de la jornada laboral y garantizar que los registros de tiempo sean digitales, trazables y accesibles para la Inspección de Trabajo.

El nuevo modelo busca evitar manipulaciones en los registros y asegurar que las empresas documenten correctamente aspectos como:

• Inicio y fin de la jornada laboral.
• Pausas y descansos.
• Horas extraordinarias.
• Compensación o retribución de esas horas.

Además, el sistema deberá permitir que la Inspección de Trabajo pueda acceder a los registros de forma inmediata y verificable.

Este cambio ya está obligando a muchas empresas a revisar sus herramientas de control horario y de gestión de recursos humanos.

Cuando el software de RRHH pasa a ser un sistema de alto riesgo

Aquí es donde aparece la segunda gran normativa que llega desde Europa: la AI Act.

El reglamento europeo de inteligencia artificial clasifica determinados sistemas como “sistemas de alto riesgo”, especialmente aquellos que influyen en decisiones laborales relacionadas con empleados.

Dentro de esta categoría pueden entrar numerosos softwares de RRHH y de gestión de personal, especialmente aquellos que utilizan inteligencia artificial para:

• Analizar productividad.
• Evaluar desempeño.
• Asignar turnos.
• Automatizar decisiones relacionadas con empleados.

Cuando un sistema entra en la categoría de alto riesgo, debe cumplir una serie de obligaciones adicionales para garantizar la transparencia, la trazabilidad y la seguridad de los sistemas.

Las nuevas exigencias de la AI Act a partir de 2026

La AI Act europea comenzará a exigir el cumplimiento de estas obligaciones a partir del 2 de agosto de 2026 para los sistemas clasificados como de alto riesgo.

Entre las principales exigencias destacan:

• Sistemas de gestión de riesgos: Las empresas deberán identificar y mitigar los posibles riesgos del uso de inteligencia artificial.
• Documentación técnica completa: Los sistemas deberán contar con documentación detallada sobre su funcionamiento.
• Transparencia y explicabilidad: Será necesario poder explicar cómo funciona el sistema y qué decisiones toma.
• Supervisión humana: Las decisiones automatizadas deberán poder ser supervisadas por personas.
• Control de calidad de los datos: Los datos utilizados por los sistemas deberán ser adecuados y no generar discriminaciones.

Estas obligaciones afectarán especialmente a plataformas tecnológicas que gestionan información laboral o influyen en decisiones relacionadas con trabajadores.

Otra normativa en el horizonte: Verifactu en 2027

A estas obligaciones se suman otras normas que también entrarán en vigor próximamente.

Una de las más relevantes es Verifactu, el sistema impulsado por la Agencia Tributaria para controlar los sistemas de facturación y evitar el fraude fiscal.

Esta normativa obligará a muchas empresas a adaptar sus sistemas de facturación para garantizar que los registros sean inalterables y verificables por la administración.

En la práctica, supone otro cambio tecnológico importante que las empresas deberán gestionar en paralelo a otras obligaciones regulatorias.

El creciente mapa normativo de las empresas

El registro horario digital y la AI Act no son casos aislados.

En los últimos años, muchas empresas ya han tenido que adaptarse a nuevas obligaciones normativas relacionadas con el ámbito laboral y de cumplimiento.

Por ejemplo, las empresas de más de 50 trabajadores ya están obligadas a implantar:

• Plan de igualdad
• Canal interno de denuncias
• Registro retributivo obligatorio
• Protocolos contra el acoso laboral

Todas estas medidas forman parte de un marco regulatorio cada vez más exigente en materia laboral, tecnológica y de cumplimiento.

El compliance como prioridad creciente

Este aumento de obligaciones está haciendo que cada vez más empresas adopten un enfoque estructurado de compliance normativo.

Ya no se trata solo de cumplir una norma concreta, sino de mantener los sistemas y procesos de la empresa permanentemente actualizados frente a los cambios regulatorios.

Esto es especialmente importante en el caso del software empresarial, donde una herramienta desactualizada puede generar incumplimientos legales sin que la empresa sea plenamente consciente.

Prepararse para un entorno regulatorio cada vez más exigente

El nuevo registro horario digital será uno de los primeros grandes cambios regulatorios que afectarán directamente a la gestión laboral de las empresas.

Pero no será el único.

La llegada de la AI Act, la implementación de Verifactu y otras obligaciones normativas muestran una tendencia clara: las empresas deberán prestar cada vez más atención al cumplimiento normativo y a la adaptación tecnológica de sus herramientas.

En este contexto, contar con soluciones digitales que evolucionen al ritmo de la normativa será cada vez más importante para evitar riesgos legales y garantizar la seguridad jurídica de las organizaciones.