Kronjop: “La biometría para control horario de empleados no es válida salvo en casos muy excepcionales”

Con la inminente entrada en vigor del registro horario digital en 2026, todas las empresas españolas tendrán que actualizar sus sistemas de fichaje, dejando atrás métodos obsoletos como el papel o las hojas de Excel.

Sin embargo, a día de hoy, las dudas persisten. ¿Qué sistemas de fichaje son válidos? En este sentido, uno de los métodos que está en el ojo del huracán es la biometría, es decir, el registro de jornada mediante huella dactilar o reconocimiento facial.

Para resolver esta cuestión El Referente ha hablado con los responsables de Kronjop, una de las suite españolas mejor valoradas en 2026 en materia de control horario de empleados.

¿Se puede usar la biometría como sistema de fichaje para los empleados?

El uso de datos biométricos, como los obtenidos mediante huella dactilar o reconocimiento facial, no es válido como método para registrar la jornada laboral, salvo casos muy excepcionales.

En nuestra guía sobre los mejores software de control horario recomendamos varias soluciones que cumplen la normativa.

¿Por qué el uso de la huella dactilar o el reconocimiento facial está tan limitado?

Tanto el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD), como la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) se muestran muy estrictos y hasta contrarios respecto al uso de la biometría.

El CEPD ha incluido a los datos biométricos dentro de las categorías especiales de datos, tanto si se usan para identificación como únicamente para autenticación. Esto significa que son datos especialmente protegidos y, por tanto, su uso está muy limitado.

Otro problema está en la proporcionalidad. Tanto el organismo europeo de protección de datos como el español consideran la biometría un método desproporcionado para el fin perseguido y deberá sustituirse, siempre que sea posible, por otras alternativas menos intrusivas.

De hecho, en España ya ha habido multas muy sonadas a causa del uso indebido de la biometría, algunas de hasta 365.000 euros.

¿Y si el empleado da su consentimiento? ¿Qué pasa si la empresa le solicita permiso al empleado para registrar su jornada laboral mediante huella dactilar o reconocimiento de iris, y el trabajador acepta? ¿El consentimiento explícito del trabajador autoriza a la empresa a usar biometría?

No, los datos biométricos son categorías especiales de datos protegidos según la LOPDGDD, y no sirve con el consentimiento del empleado para realizar tratamiento alguno sobre ellos.

Entonces, ¿qué excepciones permiten fichar mediante huella u otros rasgos biométricos?

Tan solo se puede usar cuando existe una norma con rango de ley que lo autorice, por ejemplo para acceder a infraestructuras críticas para la seguridad nacional, o si queda probado que no existe una alternativa válida menos intrusiva, lo cual es muy poco probable.

Dicho esto, la conclusión es clara: todas las tiendas, negocios, oficinas o establecimientos donde los empleados fichen con su huella dactilar estarían ahora mismo incumpliendo la normativa si mañana entrase en vigor el registro horario digital.

Es decir, la mayoría de empresas siempre, o casi siempre, van a tener otras alternativas para registrar la jornada laboral de sus empleados: aplicaciones móviles, software, kioscos de fichaje, terminales físicos o incluso mediante código QR. 

A comienzos de 2026 la situación está así. Veremos qué sucede cuando se apruebe definitivamente el registro horario digital y cómo se entrelaza con las normativas de protección de datos en general y con la biometría en particular.