"La gestión y pago de los gastos corporativos ha cambiado radicalmente desde el inicio de la pandemia"

Tickelia es una solución para la gestión de notas de gastos y viajes de empresa líder en España. La compañía reinventa y simplifica la gestión de gastos con solo unas fotografías y unos clics, desde una única plataforma enlazada con el sistema de gestión empresarial o ERP de cada usuario. ¿Los beneficios? Ahorrar tiempo y dinero con un ROI positivo gracias a la recuperación de IVA nacional e internacional.

Tickelia fue creada en 2013 por Inology, compañía especializada en desarrollo de software de gestión con una trayectoria de más de 34 años. Tickelia es la primera solución de notas de gasto líder en España.

El Referente analiza la trayectoria de esta solución y sus objetivos para el futuro.

Teniendo en cuenta la situación actual provocada por la covid19, ¿cómo se encuentra Tickelia? ¿Cómo os ha afectado a nivel interno y externo?

Los gastos de viaje de empresa han experimentado cambios desde mediados de marzo. Estas alteraciones son fruto de la paralización de actividades, del confinamiento, las restricciones a la movilidad y de la lenta recuperación a la que asistimos.

Si tomamos como referencia las cifras de enero y febrero, durante el  confinamiento los gastos reportados se redujeron en un 84%. En el principio de la desescalada el retroceso fue del 53%, y en octubre hemos notado un repunte muy considerable del 60%. 

La covid-19 ha provocado un cambio en las costumbres de los gastos. Por ejemplo, los asociados al teletrabajo: conexiones a internet, gastos de teléfono e incluso materia de oficina. Además, ha habido un incremento notable en la solicitud de tarjetas de empresa para el pago y así evitar efectivo o la gestión de anticipo y dinero de caja.

La gestión y pago de los gastos corporativos ha cambiado radicalmente desde el inicio de la pandemia. Por eso se precisan soluciones, como Tickelia, que permitan digitalizar el proceso y obtener la información al momento, sin necesidad de desplazarse a la oficina o enviar la información por valija o correo postal.

¿Cuáles son vuestras perspectivas de futuro en este sentido?

Estamos en medio de un cambio de mentalidad o paradigma y aún es un poco pronto para ver hacia dónde vamos. Sin embargo, es evidente que el teletrabajo y las reuniones en remoto son y serán la “nueva normalidad”, y como consecuencia veremos cómo cambian los viajes y la movilidad corporativa.

En Tickelia confiamos en nuestra capacidad para responder a los desafíos que la Covid-19 puede presentar. Trabajaremos día a día para garantizar que nuestros clientes y partners continúen disfrutando del mismo alto nivel de servicio que esperan de nosotros.

Si nos vamos a los orígenes, ¿cómo y por qué nació Tickelia?

Tickelia nació a partir de una necesidad interna en nuestra compañía, Inology, y de una idea muy sencilla: simplificar la gestión de los gastos de empresa.

Nuestra plantilla está formada por más de 120 empleados, con un índice de movilidad muy elevado. Esto requiere un gran esfuerzo para gestionar de una manera adecuada, controlada y eficaz, el gran volumen de gastos que se generan cada mes.

La gestión de gastos de nuestro equipo era muy complicada, e implicaba la dedicación plena de varias personas del departamento de administración. Estas revisaban, validaban, liquidaban y archivaban cada uno de los gastos originados por los empleados. Por ello, la compañía decidió buscar una solución que permitiera agilizar, mejorar y optimizar este proceso.

Dado que en nuestra empresa éramos conscientes de que nuestro problema de gestión de gastos tenía que mejorar, decidimos crear un software de basado en una APP que pudiese solucionar todos estos procesos de forma fácil y efectiva.

Además, detectamos que medianas y grandes empresas invertían muchísimo tiempo en el proceso de reportar, generar la nota de gastos, agrupar los tiques y facturas, así como en todo el proceso de revisar esos tiques, su abono, etc.

La solución se crea para hacer la vida más fácil a todas aquellas empresas que tienen empleados en movilidad y realizan gastos en su día a día. Tickelia simplifica los procesos de gestión de gastos de viajes. Ayudamos a ahorrar tiempo y dinero a las empresas. Tickelia contribuye a reducir el fraude interno y a controlar que se sigan las políticas de gastos en la compañía.

A día de hoy DKV, Camper, Panasonic o Chupa Chups ya confían en vosotros, ¿qué valor les otorgáis?

Nuestra herramienta ofrece una solución  END-TO-END en el proceso de gestión de notas de gasto desde que se origina el gasto en cualquier establecimiento hasta que se contabiliza y se paga al empleado.

Tickelia es la única solución de gestión de gastos que se encarga íntegramente del proceso de recuperación de IVA nacional e internacional en más de 42 países. Así, reclamamos las facturas a los establecimientos para que nuestros clientes puedan deducirse el IVA de estos gastos. Sin restricciones ni condiciones.

Además, Tickelia es la única solución del mercado que permite enviar los datos de las facturas simplificadas a la AEAT directamente sin intermediarios. De la misma manera que posibilitamos informar del canje de facturas simplificadas a facturas completas. Nuestras aplicaciones leen los datos de los tiques para el cumplimiento del SII.

¿Cómo cambian gracias a vuestra solución? ¿Qué diferencia a una empresa que usa Tickelia a otra que no?

Con Tickelia nuestros clientes ganan eficiencia en la gestión de sus gastos teniendo un control exhaustivo e invirtiendo la mitad de su tiempo. Co una automatización de más del 95% del tiempo actual, obtienen un control absoluto del proceso de solicitud y control del coste de todos los viajes de empresa.

En Tickelia reducimos el tiempo de gestión de gastos en un 75%. Sabemos que el tiempo de nuestros clientes es importante, por ello, queremos que lo dediquen a realizar tareas mucho más valiosas.

¿Cómo os adaptáis a compañías tan diferentes? ¿Qué capacidad de personalización tenéis?

Nuestra solución permite adaptarse a casi cualquier cliente; ha sido diseñada para ajustarse a la gran mayoría de flujos o procesos.

Recientemente os aliasteis con Visa para ofrecer las tarjetas Visa Tickelia, ¿de qué forma simplifican la solución que ya ofrecíais?

Las tarjetas Visa Tickelia permiten a las empresas simplificar aún más la gestión de gastos gracias a la integración automática del pago con la cuenta de gastos.

Estas tarjetas permiten a las empresas controlar los desembolsos configurando controles, simplificando el reporte de estos y eliminando el seguimiento y conciliación de las tarjetas corporativas.

Las tarjetas Visa Tickelia permiten a las empresas tener un exhaustivo control y un cumplimiento de su política de gastos mediante la configuración de múltiples restricciones. Por ejemplo, límite mensual y diario, límite de uso por día y franja horaria, límite de uso en compras online o internacionales, restricción por tipo de gasto o la función Smart AutoBlock. Con esta última el departamento de finanzas no se deberá de preocupar de nada, ya que esta función se encarga de gestionar todo el proceso de seguimiento del correcto uso de la tarjeta.

 ¿Qué otras funcionalidades os gustaría añadir en un corto/medio plazo?

Estamos focalizados en la mejora y el ahorro de procesos de gestión corporativos. Por eso seguimos buscando funcionalidades que permitan simplificar y automatizar aún más el proceso. En Tickelia apostando por medios de pago inteligentes que automatizan y establecen mayor control  previo.

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