“iDocCar en este momento es el único gestor de procesos documentales verticalizado para el sector automoción”

En los procesos relacionados con la gestión de documentación involucrada en el ciclo de vida del vehículo, existen muchos problemas; los procesos en diversas áreas de negocio (automoción, servicios, etc.) siguen hoy en día empleando grandes cantidades de documentación en formato papel. Esto no solo implica la gestión personal de múltiples documentos, sino también su archivo administrativo, y su almacenamiento. Y recuentemente también su auditoría y/o el seguimiento de plazos administrativos.

Ése es el origen de iDocCar. Se trata de una startup fundada hace cuatro años que, a día de hoy, es el SaaS líder de su mercado. La compañía brinda soluciones de eficiencia y automatización a los procesos del sector automoción.

iDocCar es, además, un caso de éxito total en lo referente a la financiación pública. En poco más de un año de su puesta en funcionamiento (empezaron a finales de 2019), han logrado obtener un préstamo Enisa; además de otras importantes líneas de financiación pública.

En esta entrevista se aborda el potencial y el futuro que tiene este proyecto de la mano de uno de sus fundadores, Miguel Morenés.

Buena parte de tu carrera profesional ha estado ligada a la automoción y a la digitalización de empresas. Cuéntanos un poco quién es Miguel Morenés.

Tras diversos años trabajando dentro del grupo Bergé, en los departamentos de gestión financiera y administrativa, decidí asociarme con un compañero para crear Acerca Partners. El ser emprendedor no es algo en lo que soñase cada noche desde pequeño. Más bien, las circunstancias me empujaron a ello en un momento en el que me pareció atractivo y en el que pensé que no tenía nada que perder. Con Pedro García, mi socio desde un inicio en esta aventura, sabía que me asociaba con la persona adecuada y eso facilitaba mucho las cosas. Desde los inicios de Acerca el camino ha estado plagado de momentos duros y bonitos. Pero al final, mirando con perspectiva, da gusto pausar un momento y ver todo lo que hemos logrado en estos últimos casi 8 años.

¿Qué es iDocCar?, ¿Cómo nace?

Nosotros nacimos en 2013, y no empezamos a desarrollar iDocCar hasta 2017, que hoy es el Core de la empresa. Partimos como una empresa de consultoría estratégica de sistemas, dedicada al asesoramiento en la transformación digital de compañías. En paralelo, sabíamos que dentro del sector que conocíamos, la automoción, había mucha necesidad de transformación digital, ya que lo habíamos sufrido. En los inicios ayudábamos a todo tipo de empresas, mientras definíamos que debía ser iDocCar y como lo debíamos vender.

La experiencia adquirida por el equipo en este campo nos permitió identificar ciertas ineficiencias con respecto a la gestión y tratamiento de la documentación que el automóvil genera durante su ciclo de vida, que fue el punto de partida de iDocCar.

En la actualidad, el proceso de gestión documental en el ciclo de vida de un vehículo, desde su salida de fábrica hasta su desguace y reciclaje, es un proceso en una gran parte muy manual. Este adolece de numerosas incidencias (pérdida o deterioro de documentación, falta de control sobre el proceso, falta de visualización sobre como está el proceso en tiempo real), y en él se hace uso excesivo de documentación en papel. De esa forma se ralentizan numerosas etapas del proceso, en el que no existe integración de la información con sistemas de terceros implicados en el proceso lo que deriva en duplicar o triplicar las mismas labores.

Ante esa problemática, decidimos desarrollar iDocCar. Se trata de una herramienta orientada a la mejora de los procesos de las compañías de automoción a través de la transformación digital mediante el desarrollo e implementación de una solución vertical de un gestor de procesos documentales.

¿Qué ofrece iDocCar como diferencial a las empresas? ¿Y al sector automoción?

iDocCar pretende dotar de tecnología a éste y otros procesos de forma que se logre una alta automatización y optimización del mismo.

Ofrecemos una herramienta flexible y parametrizable para estandarizar los procesos de negocio a través de la gestión de expedientes documentales del ciclo de vida del vehículo que se complementa con herramientas existentes (DMS, CRM, etc.)

Creemos, y el mercado lo está validando, que la creación de un expediente digital del vehículo subsana muchas de las problemáticas detectadas en los procesos de las compañías de automoción.

En este expediente se puede almacenar, digitalizar y compartir la información de todo el ciclo de vida del vehículo; desde la salida de fábrica, la compra, los procesos de logística, gestión de daños, gestión comercial y propuestas comerciales, campañas comerciales y ayudas económicas o procesos de posventa desde la apertura de la Orden de trabajo hasta la garantía de la reparación, finalizando en el desguace y reciclaje del vehículo. En el ciclo de vida del vehículo también se contemplarían los procesos del vehículo usado, tasaciones y valoraciones en la compra-venta, financiación a la compra, venta de seguros, etc.

Lógicamente desarrollar este sistema tiene unas ventajas muy importantes:

1. Reducción de incidencias. Indexación automática de los documentos evitando pérdidas o deterioros de la documentación. Aplicación de Firma digital y certificados para la eliminación de facturas en papel.

2. Ahorro en los tiempos de tramitación y validación de información. Obteniendo la información de gestión directamente del documento digitalizado.

3. Integración a través de API, o soluciones alternativas de la información entre sistemas de terceros que actualmente están desconectados y que implica la doble imputación de información en los sistemas.

4. Personaliza, robustece y hace más seguros  los procesos documentales del Cliente.

5. Posibilidad de implementar cualquier tipo de firma digital en los documentos gestionados para nuestros clientes. Es posible desde nuestra app iDocCar SIGN (firma simple, firma biométrica certificada, o PIN certificado de un solo uso, entre otras).

6. Posibilidad de escaneo de documentación y carga directa a su expediente desde nuestra aplicación iDocCar SCAN.

¿Qué aplicativos prácticos tiene un expediente digital del vehículo?

iDocCar, mediante sus más de 200 micro procesos documentados bajo BPMN 2.0, sirve para gestionar desde una misma plataforma los macro procesos asociados a los siguientes expedientes:

• Gestión de expedientes de compra(VN, VO, Flotas, Km0, UaC).
• Gestión de expedientes de venta(VN, VO).
• Trámites de tráfico (Cambios de titularidad, permisos de circulación, bajas, etc.).
• Campañas comerciales.
• Expediente posventa.
• Expedientes asociados a la gestión de daños en los transportes de vehículos (Logística).

Estos procesos descritos anteriormente son los primeros de muchos por venir. Nuestra intención es poder cubrir los expedientes asociados al ciclo de vida del vehículo desde que sale de fabrica hasta que se da de baja y se desguaza.

¿Cuál es el modelo de negocio de iDocCar?

iDocCar en este momento es el único gestor de procesos documentales verticalizado para el sector automoción. Gestionamos todo el proceso asociado a la vida del vehículo. Desde el momento en el que se inicia, gestionamos todos los documentos asociados, los datos necesarios para recopilar e implicando a todos los roles asociado en el proceso que podrán realizar acciones sobre el expediente y documentos (autorizaciones, validaciones de documentos etc.).

A diferencia de las otras herramientas, la gestión se realiza sobre el total del expediente y no sobre un solo documento. iDocCar automatiza también la emisión de documentos asociados a estos procesos. Así, auto rellena campos con los datos obtenidos en el expediente, ya sea por imputación manual de los usuarios o por integraciones con otras herramientas del cliente. En caso de no ser esto posible, se hace mediante la implantación de tecnología RPA (Robotic Process Automation). Con la misma tecnología, iDocCar logra automatizar la gestión de expedientes de campañas y reclamación de costes a terceros, evitando el error humano y generando mayor eficiencia.

La herramienta se comercializa en modo de pago por uso y con usuarios ilimitados. El driver de iDocCar es de pago por expediente gestionado y el precio varía según expediente. Como ejemplo, el expediente comercial, nuestro expediente más completo que incluye la gestión de la venta de vehículo nuevo (VN) y de vehículo de ocasión (VO), la Compra de VN y VO, los tramites con la administración (Matriculaciones y traspasos) y la gestión de campañas comerciales se vende en este momento en un escalado de entre 4.99€ y 14.99€ por expediente dependiendo del número de expedientes y la funcionalidad que se contrate. El proceso de implementación es de 1 a 6 meses dependiendo del desvío sobre el estándar que tenemos y el número de usuarios a incluir en la plataforma.

En apenas tres años contamos con más de 2.500 usuarios, en grupos como Quadis, Volkswagen Group Retail España, Bergé Gefco, DAG o Toyota España. Nos encontramos en negociaciones avanzadas con otros grupos importantes del sector. Este año superaremos el millón de euros de facturación.

Haciendo una radiografía de vuestros clientes, ¿qué tipos de clientes tenéis? ¿Cómo está siendo vuestra evolución?

Dada la estructura del mercado de distribución de vehículos, tanto en España como en el espacio de la UE, vemos fundamentalmente tres grupos de clientes:

1. Distribuidores (lo que vienen a denominarse marcas/wholesalers)
2. Retailers (concesionarios, compraventas, talleres etc.)
3. Industrias accesorias a la venta del automóvil (Financieras, aseguradoras, gestorías, empresas de logística etc.).

Esto viene dado también por nuestro objetivo de integrar a todos los stakeholders al proceso y nos da un mercado potencial considerable.

Tras explicar el modelo de ingresos y los clientes, ahora entramos en la parte de la financiación. ¿Podrías profundizar sobre las fuentes de financiación a las que habéis recurrido en estos años?

iDocCar comenzó a desarrollarse en enero de 2017. Lo hicimos con ayuda de un préstamo de CDTI y el acuerdo para su utilización al que llegamos con uno de nuestros principales clientes que creyó en el proyecto desde el primer minuto. Esto nos sirvió para poder lanzar a mercado esta solución hacia finales de 2018.

Posteriormente, y aquí es donde empezamos a colaborar con Finanziaconnect, logramos un Enisa que ha resultado vital para continuar desarrollando iDocCar.

¿Qué os ha aportado Finanziaconnect en ese proceso?

Finanziaconnect nos ha ido guiando durante todo el proceso en todo aquello que debíamos hacer, como se debía gestionar, la información que era necesaria.

Nos habéis asesorado sobre cómo gestionar un proceso de búsqueda de este tipo de financiación, donde nosotros la verdad es que íbamos a ciegas. Lo que vimos a raíz de la persona que nos recomendó Finanziaconnect, es que era una empresa con un gran track record de éxito dentro de lo que era la consecución de fondos, en nuestro caso Enisa. Y que teníais un Know-how sobre el proceso y cómo llevar el proceso muy avanzado.

Gracias a eso, ofrecimos información fácil de entender y pudimos transmitir nuestro mensaje de una manera clara y sencilla para que Enisa fuese capaz de interpretar el potencial de lo que hacíamos y lo que necesitábamos y buscábamos para poder desarrollarlo.

¿Tenéis previsto  continuar con la búsqueda de nuevos fondos?

Estamos evaluando cerrar una nueva ronda de inversión para 2022, ya que queremos continuar creciendo y empezar la expansión internacional en Europa y otras regiones.

¿Qué logros habéis conseguido hasta la fecha?

iDocCar ha pasado de ser una idea a una realidad. El boceto que diseñamos en un PowerPoint ha pasado a ser una plataforma con miles de usuarios y donde ya hemos conseguido digitalizar más de 7 millones de documentos en más de 200.000 expedientes de todo tipo.

Hemos conseguido pasar de ser 2 emprendedores en el inicio a una empresa con un equipo de más de 30 personas para dar servicio a nuestros clientes. Somos proveedores especializados para el sector y nuestros clientes confían en nosotros y en nuestras soluciones.

El sector de transportes y automoción fue y es uno de los más afectados por la COVID, como proveedores del sector, ¿de qué manera os está afectando?

Fueron momentos muy complicados, a nivel personal y profesional. A iDocCar el estado de alarma le supuso un retraso y ralentización de entrada de nuevos proyectos hasta octubre de 2020. Después hemos recuperado el terreno perdido pero fueron unos meses muy difíciles.

Hemos logrado seguir aportando valor a nuestros clientes. Hemos lanzado con éxito la aplicación de firma que permite integrar al proceso la firma de cualquier tipo de firma digitalizada (iDocCar SIGN) pudiendo el usuario elegir si el documento debe estar firmado de forma certificada o no. También hemos lanzado nuestra app de escaneo (iDocCar SCAN). Esta permite al usuario escanear documentación y subirla directamente a su expediente específico, así como poder revisar, validar documentación desde sus dispositivos móviles.

Esto ha ayudado en poder deslocalizar a los equipos de trabajo de nuestros clientes. Les facilitamos así no solo el teletrabajo, sino la recogida de requisitos para poder realizar las ventas en las condiciones de confinamiento y limitaciones en las que nos encontramos. Con esto también quiero decir que no nos hemos quedado parados en el diseño original. Hemos seguido creando valor para nuestros clientes; y les hemos ayudado en momentos en los que todos hemos tenido que reinventar la forma en la que trabajábamos.

¿Cuál es el futuro de iDocCar? ¿Dónde queréis estar dentro de unos años?

Nuestro objetivo es crecer a nivel de ventas internacional y poder ofrecer el producto fuera. Desde Acerca Partners, que al final es la empresa creadora de iDocCar, lo que hemos visto es que en este momento iDocCar es la punta del iceberg. Gestionamos una parte del proceso del ciclo de vida del vehículo, que es importante, pero hay mucho margen para hacer mucho más. Somos una herramienta muy completa comparada con lo que hay en el mercado. Pero queremos cubrir más procesos, incluido o integrar a muchísimos más stakeholders dentro del proceso y, al final, ayudar a nuestros clientes tanto a digitalizar el proceso como a automatizarlo mucho más.

La otra vía que tenemos es que iDocCar es un caso de éxito dentro de España y es un modelo que es fácilmente escalable a nivel internacional y fácilmente adaptable a los procesos que tienen o que existen en otros países. Dentro de lo que son procesos dentro de la vida del vehículo, pues no tienen limitaciones geográficas, y otros sólo requieren de una mínima adaptación. Nosotros estamos preparados para crecer, es una herramienta multiidioma y además es parametrizable. Ya sean clientes nuevos, o clientes de España que puedan ofrecer el producto a empresas madre o empresas hermanas en otros países.