Hacienda pone fecha límite: así te afectará VeriFactu si tienes una pyme o eres autónomo en 2026

La cuenta atrás ha empezado. En 2026, el sistema VeriFactu dejará de ser un concepto técnico para convertirse en una obligación real para prácticamente todas las empresas y una gran parte de los autónomos en España. Quien no llegue a tiempo se arriesga a sanciones que pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio, además de un buen dolor de cabeza administrativo.

El problema es que una mayoría de pymes y profesionales todavía no se siente preparada para el cambio, a pesar de que las fechas ya están fijadas en el BOE y Hacienda lleva meses avisando de que no habrá prórrogas.

En este artículo resumimos qué es realmente VeriFactu, cuándo entra en vigor, cómo te afectará si tienes un negocio y qué pasos concretos deberías estar dando ya para no quedarte atrás.

QUÉ ES Y POR QUÉ TODO EL MUNDO HABLA DE ELLO

VeriFactu es una modalidad de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que obliga a que tus facturas se registren de forma íntegra, trazable y sin posibilidad de ser alteradas después de su emisión.

La gran novedad no es solo que la factura sea electrónica, sino que el software:

• Debe estar adaptado a un reglamento técnico muy concreto.

• Genera un registro de cada factura con firma y huella digital.

• Puede enviar los datos a la Agencia Tributaria en tiempo real (modalidad VeriFactu) o conservarlos cumpliendo todos los requisitos si eliges la modalidad “no VeriFactu”.

En la práctica, esto significa decir adiós a las facturas en Excel, a los talonarios manuales y a cualquier programa que no aporte garantías de integridad, trazabilidad y seguridad.

LAS FECHAS CLAVE

El calendario ya está cerrado en el Real Decreto 254/2025, que fija un despliegue en dos grandes oleadas:

• 1 de enero de 2026: empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.

• 1 de julio de 2026: resto de obligados tributarios que emiten facturas, incluido un amplio grupo de autónomos.

Es decir, si gestionas una sociedad limitada o similar, deberías llegar al 1 de enero con tu sistema ya adaptado. Si tributas como autónomo, Hacienda te concede seis meses más, pero la obligación llega igualmente.

Antes de que llegue la entrada en vigor de Verifactu, la pregunta clave es si tu sistema de facturación actual va a seguir siendo válido o tendrás que migrar a un software certificado y preparado para generar los nuevos registros.

Conviene no olvidar que el arranque coincide con momentos de alta carga administrativa: cierre contable, presentación de impuestos y planificación del nuevo ejercicio. Dejar la adaptación para el último trimestre de 2025 o para las primeras semanas de 2026 puede ser una receta para el colapso interno.

ASÍ TE AFECTARÁ SI TIENES UNA PYME

Para las pymes, VeriFactu supone un cambio estructural en la forma de emitir y gestionar facturas, no solo una actualización de software.

• Adiós a los sistemas “caseros”

Si tu empresa sigue facturando con plantillas de Word, hojas de cálculo o programas antiguos que no se actualizan desde hace años, lo más probable es que no cumplan con el nuevo reglamento. La norma exige que el sistema:

• Bloquee la posibilidad de borrar facturas ya emitidas.

• Genere un registro de cada operación con sello temporal y firma.

• Permita reconstruir el histórico de facturación sin huecos ni saltos.

• Envío inmediato o conservación certificada

Aunque se habla mucho de envío “en tiempo real”, la normativa permite dos modalidades:

• VeriFactu( verificable): el registro de facturación se remite de forma inmediata a la AEAT y el cliente puede verificar la factura mediante un código QR.

• No VeriFactu (no verificable): el registro se conserva en tu sistema cumpliendo todos los requisitos de integridad y seguridad, y solo se envía a Hacienda cuando esta lo requiere.

En ambos casos necesitas un sistema informático de facturación adaptado. La diferencia está en cómo se gestiona el envío y la verificación.

• Más coordinación con tu asesoría

La información que antes viajaba a tu asesor por correo o Excel tendrá que estar sincronizada con el software de facturación. Muchos despachos ya recomiendan soluciones compatibles con VeriFactu para evitar errores, duplicidades y retrasos en el cierre de impuestos.

Y SI ERES AUTÓNOMO, ¿QUÉ CAMBIA?

La segunda oleada de VeriFactu, el 1 de julio de 2026, tiene como protagonistas a los autónomos que emiten facturas y utilizan un sistema informático de facturación.

En este colectivo hay varias casuísticas:

• Profesionales que ya usan un programa de facturación en la nube.

• Autónomos que facturan con plantillas manuales o herramientas básicas.

• Negocios en módulos que, aun en régimen simplificado, emiten facturas a clientes.

Para muchos, el cambio principal será:

• Pasar de soluciones “caseras” asoftware certificado.

• Elegir si se acogen a la modalidad VeriFactu o a la modalidad no verificable.

• Asumir que cada factura deja una huella digital difícil de borrar.

La AEAT pondrá a disposición una aplicación gratuita y un formulario web para quienes emitan pocas facturas, aunque estas soluciones están más pensadas para casos muy sencillos y no tanto para negocios con volumen o necesidades de gestión más complejas.

SANCIONES Y RIESGOS

Detrás del nuevo sistema está la Ley Antifraude, que busca cortar cualquier posibilidad de doble contabilidad o borrado selectivo de facturas. Las sanciones por incumplimiento son contundentes.

Los riesgos más relevantes si no te adaptas a tiempo:

• Uso de software no homologado o de doble uso: multas de hasta 50.000 euros por ejercicio.

• Emisión defacturas sin los requisitos técnicos(porejemplo,sinQRcuando sea obligatorio): sanciones proporcionales sobre el importe de la operación.

• Fabricantes o distribuidores de software que no cumpla con la normativa: sanciones aún más elevadas.

A esto se suman otros impactos menos visibles:

• Pérdida de tiempo y recursos corrigiendo errores a última hora.

• Problemas para cerrar el ejercicio o presentar impuestos.

• Dificultad para acceder a financiación si tu facturación no es trazable.

CINCO PASOS CONCRETOS

Más que entrar en pánico, la clave está en organizar bien la transición. Estos cinco pasos pueden marcar la diferencia entre una adaptación tranquila y un 2026 caótico.

1. Haz un inventario de cómo facturas hoy

Antes de elegir soluciones nuevas, necesitas un mapa claro:

• Qué programas usas para facturar.

• Quién emite las facturas dentro del equipo.

• Dónde se guardan los registros (servidor, nube, local).

Este diagnóstico te dirá si puedes adaptar algo de lo que tienes o si necesitas cambiar radicalmente de sistema.

2. Comprueba si tu software será compatible con VeriFactu

Contacta con tu proveedor actual y pregunta, de forma explícita:

• Si están trabajando en la adaptación a VeriFactu.

• En qué plazos estará disponible.

• Si emitirán algún tipo de declaración de responsabilidad o certificación de cumplimiento.

Si la respuesta es ambigua o no hay calendario claro, es una señal de alerta.

3. Diseña el “día cero” de la transición

Marca en tu calendario una fecha interna para empezar a usar el nuevo sistema que sea anterior a la obligación legal:

• Empresas: como mínimo, unas semanas antes del 1 de enero de 2026.

• Autónomos: idealmente, antes del 1 de julio de 2026.

Cuanto antes hagas la transición en un entorno controlado, menos sorpresas tendrás cuando VeriFactu sea obligatorio.

4. Forma al equipo y revisa procesos internos

No sirve de nada tener un software impecable si el equipo no sabe usarlo. Planifica formación específica para:

• Personas de administración y contabilidad.

• Personal de ventas que emita facturas o presupuestos.

• Cualquier departamento que toque datos de facturación.

Aprovecha para revisar procesos: quién puede crear facturas, cómo se corrigen errores, qué circuitos de aprobación existen, etc.

5. Habla con tu asesoría fiscal

La entrada en vigor de VeriFactu también supondrá cambios en cómo tu asesor recibe la información, prepara impuestos y revisa los cierres mensuales o trimestrales. Coordinar expectativas ahora evitará fricciones más adelante.

Aunque el foco está en la presión de Hacienda y en el miedo a las multas, VeriFactu también puede ser una palanca para modernizar tu gestión:

• Te obliga a tener datos de facturación ordenados y en tiempo real.

• Facilita conciliaciones contables y control de morosidad.

• Mejora la transparencia ante inversores, socios o entidades financieras.

Las pymes y autónomos que utilicen estos dos años para adelantarse al cambio y profesionalizar su facturación no solo evitarán sanciones, también saldrán reforzados en un entorno cada vez más digitalizado.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Todas las empresas tendrán que usar VeriFactu sí o sí?

La obligación afecta a quienes emiten facturas y utilizan sistemas informáticos de facturación, especialmente sociedades y un amplio grupo de autónomos en estimación directa. Hay casos muy concretos con menos obligaciones, como algunos profesionales en módulos sin SIF, pero la norma está pensada para que la mayoría de la actividad económica quede cubierta a partir de 2026.

¿Puedo seguir usando mi programa actual si no envía las facturas en tiempo real?

Depende de si tu software puede adaptarse a alguna de las dos modalidades: VeriFactu (con envío inmediato) o no VeriFactu (conservación segura de los registros). Lo que no será válido es seguir usando programas que permitan borrar facturas sin dejar rastro o que no generen registros íntegros y trazables. Si tu proveedor no da garantías, tocará cambiar.

¿Qué pasa con las facturas antiguas cuando entre en vigor VeriFactu?

La norma se centra en cómo deben emitirse y conservarse las facturas a partir de su entrada en vigor. Las facturas anteriores siguen sujetas a los plazos generales de conservación y a posibles comprobaciones, pero no se “reconvierten” al nuevo sistema. Aun así, muchas empresas aprovechan el cambio para ordenar históricos y digitalizar documentación dispersa.

¿La aplicación gratuita de la AEAT será suficiente para mi negocio?

La herramienta gratuita de la Agencia Tributaria está pensada para operadores pequeños con pocas facturas. Puede servir si tu actividad es muy sencilla, pero se queda corta cuando necesitas gestión avanzada: control de cobros, integración bancaria, informes o trabajo en equipo. En esos casos suele ser más práctico optar por un software de facturación completo que ya venga adaptado a la normativa.

¿Es mejor elegir la modalidad VeriFactu o la modalidad no verificable?

No hay una respuesta única. Algunas empresas valoran la transparencia de enviar registros en tiempo real, mientras que otras prefieren conservar los datos en su propio sistema y enviarlos solo cuando sea necesario. Lo importante es que, elijas la modalidad que elijas, el software cumpla los requisitos técnicos y puedas justificar la integridad de tu facturación ante Hacienda.

Prepararse ahora, revisar tu sistema de facturación y coordinarte con tu asesoría puede marcar la diferencia entre vivir la entrada en vigor de VeriFactu como una crisis o convertirla en un paso natural hacia una gestión más profesional y segura de tu negocio.