"El gran reto para este 2016 es la vocación internacional"

Captio es la plataforma líder en el mercado español para la gestión de viajes de empresa,mediante la digitalización de los tickets y extracción automática de los datos a partir de una foto tomada con un smartphone. Esta captura sustituye al ticket original a todos los efectos, ya que es la primera solución homologada por la Agencia Tributaria (AEAT), integrando el proceso de gestión de gastos en un único flujo sin papeleo, sin tareas manuales y sin fraudes, permitiendo a las empresas ahorrar tiempo y dinero.

El proyecto se funda en 2012, siendo un spin-off de OnGest, un proyecto anterior de los fundadores de la compañía actual. La empresa creada en 2009, que se dedicaba en un principio al negocio de alquiler de servicios de software, recibió el Premio Bancaja Jóvenes emprendedores 2010.

Como propuesta de valor, Ongest ofrecía a sus clientes una plataforma de facturación online basada en un sistema de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) de desarrollo propio. Esta tecnología, que permite digitalizar textos para luego almacenarlos en forma de datos, serviría para desarrollar el producto estrella de la empresa, lo que es hoy Captio.

Joel Vicient, Joaquim Segura, Dan Moser y Lluís Claramonte son los fundadores la compañía, pionera en lanzar una plataforma para la gestión automatizada de gastos en España, en un momento en el que el mercado no ofrecía nada semejante.

¿Cómo nació el proyecto? ¿Cuál fue su inspiración?

Captio nació a partir de un proyecto anterior. En este, habíamos desarrollado una potente tecnología de OCR, es decir, una lectura automática de caracteres. Pensamos que tendría sentido aplicarla para eliminar las tareas manuales tan habituales en la gestión de gastos “tradicionales” de las empresas. Con Captio vimos la oportunidad de llevar la filosofía de 0 papeleo.

¿Qué servicios concretos ofrece la app?

La estructura de la aplicación Captio refleja los dos roles básicos en los procesos de gestión de gastos de viajes de empresa: los reportadores de gastos, es decir, cualquier trabajador que desarrolle parte o toda su actividad fuera de la empresa y que reclame gastos para que la empresa los reembolse, y los supervisores de gastos, los responsables de revisar y aceptar o denegar los gastos solicitados por los reportadores.

En referencia al rol del reportador, Captio permite cinco opciones: El primero es capturar los tiques para que se digitalice el papel. En esta sección tienes la opción de añadir información al tique capturado y seleccionar la categoría del gasto y la selección de forma de pago. Al guardar la imagen, esta se envía al sistema de reconocimiento automático de Captio para extraer toda la información del tique.  

En la opción “Tiques guardados” disponemos de un resumen por colores del estado de nuestros tickets no asociados a ningún informe de gastos: naranja si se están procesando, verde si han sido procesados con éxito, y rojo si han sido procesados por el OCR y no se ha podido extraer la fecha, importe o proveedor del ticke capturado.

Otra opción importante que permite la app es generar tu informe de gastos con los tiques correspondientes y solicitar aprobación para que el informe le llegue a nuestro responsable de su supervisión y aprobación de gastos.

Además, si por algún motivo no dispones del justificante del  gasto se puede realizar una entrada manual. Un caso específico de entrada manual de gastos es el relacionado con el kilometraje. Por eso existe una opción específica llamada “Kilometraje” en el menú de Captio. Mediante esta puedes introducir directamente las cifras relacionadas con un desplazamiento de trabajo.

En el caso del rol del supervisor de gastos, desde la aplicación se pueden revisar informes de gastos y aceptarlos o rechazarlos.

Esto en cuanto a la aplicación en sí, pero Captio como plataforma ofrece un proceso de gestión de gastos que integra en un único flujo estos tres pasos: el reporte, la administración y la contabilización de gastos.

También cabe señalar que la parte de la información de datos se integra con el sistema ERP particular de la empresa.

¿Cómo funciona?

Captio parte de una idea muy sencilla: simplificar la gestión de los gastos en movilidad.

De este modo, a través de una app multiplataforma, se fotografían los gastos (tiques) derivados de los viajes corporativos, se interpretan automáticamente los datos y se archivan en la nube. A partir de aquí, se pueden generar las notas de gastos o informes con un solo clic y sin necesidad de guardar el documento digital, ya que Captio ha sido homologado por la Agencia Tributaria.

¿Cómo se clasifican los gastos?

Los gastos se clasifican por categorías que permiten añadir información sobre el tipo de gastos realizados (restaurantes, aparcamientos, viajes, autopistas, etc), por métodos de pago, incluyendo información sobre la forma de pagamento del gasto, y por campos personalizables para guardar información de acuerdo con las necesidades de la empresa.

¿Cuál es el perfil del empresas que más solicita vuestros servicios? ¿En cuáles se producen más viajes de negocios?

Captio es una solución adaptada a las necesidades de empresas pertenecientes a todos los sectores y ámbitos de actividad. En las que se producen más viajes de negocios son compañías que tienen trabajadores comerciales y gente que realiza reuniones por trabajo habitualmente.

¿Por qué entendistéis que este era importante una solución para esta situación (el viaje) en concreto?

Porque los viajes de empresa son los que generan más papeleo en las compañías. Según nuestra experiencia observamos que en el mundo de la empresa era habitual la mala gestión de los gastos de viaje y nos pusimos a mejorar la eficiencia de estos procesos.

Por ello los cuatro pilares principales de Captio son:

• Visibilidad de los gastos: un entorno digital e integrado para reportar, supervisar y contabilizar gastos de viaje con un único objetivo: asegurar el cumplimiento de la política de gastos.

• Aprovechamiento de recursos: los gastos de empresa pueden resultar un tesoro. Captio facilita el proceso de deducción del IVA gracias a la automatización del proceso de recuperación de datos.

• Eliminación del papel: Captio elimina el papel de acuerdo con la legislación de cada país. Al estar homologado por la AEAT, las copias de los tickets en Captio tienen la misma validez en todos los aspectos que los originales.

• Facilidad de uso: todo el mundo sabe cómo sacar una foto con su móvil. Usar Captio es tan fácil como eso, ya que es una herramienta sencilla e intuitiva.

Es por ello que entendemos que Captio como la solución perfecta para los viajes de empresa. Es la herramienta M2M para los departamentos financieros, automatizando la gestión de las notas de gasto y convirtiendo una tarea hoy basada en el papel en un proceso eficiente y colaborativo. Los desarrolladores de Captio llevan más de cinco años dedicados a la I+D de las tecnologías más modernas aplicadas a la gestión de costes.

¿Para qué dispositivos está disponible?

La app Captio es compatible con cualquier terminal móvil: iOS, Android, Blackberry, y Windows Phone.

¿Cómo es posible conseguir mayores deducciones del IVA con Captio?

Es posible conseguir mayores deducciones del IVA con Captio porque agrupa los gastos por proveedor, genera un informe con los justificantes homologados por la AEAT y solicita directamente o en un proceso transparente, una factura sustitutiva válida para la deducción del IVA.

¿Cómo se produce la supervisión de gastos por parte de la empresa? ¿Comparte perfil con el empleado?

La supervisión de gastos se realiza con el perfil específico de la persona que tiene que revisar, aprobar o rechazar los informes de gastos. Captio comprueba automáticamente que cada gasto se adhiera a las políticas de la empresa y aprueba o rechaza las notas de gastos en un flujo que integra todas las figuras implicadas en el proceso.

¿Cómo valoráis el reciente auge del sector fintech en España?

La tecnología financiera está, por fin, llegando a las grandes corporaciones que aún se encuentran usando sistemas arcaicos para la gestión de la compañía. El fintech aporta a las empresas procesos más fáciles de pago, reducen el fraude, ayudan a sus usuarios a ahorrar dinero y contribuyen a una mejor planificación financiera.

El auge del sector fintech en España está modificando la forma de gestionar las finanzas para muchas empresas, y aportan  ventajas considerables en múltiples campos. Aún así, en España todavía queda camino por recorrer: según un estudio de Captio en colaboración con la Asociación Española de Financieros de Empresa (ASSET), sólo el 34,4% de los profesionales de las pymes españolas conoce el término, y solo el 30,9% en las grandes empresas, así que tenemos la percepción de que hay varios servicios en el sector financiero que pueden mejorar bastante.

¿Cómo creéis que seguirá evolucionando?

La tecnología en las finanzas va al alza y el 2016 será la consolidación del sector después del gran auge que vivió el año pasado. Habrá un auge de los servicios que permiten ahorrar tiempo y dinero a los usuarios y a las empresas. Sobre este último público, las soluciones digitales cada vez más supondrán un ahorro para ellas.

¿Cuáles son vuestros objetivos para 2016?

Nuestros objetivos para el 2016 son continuar en la línea de tener el mejor producto del mercado y abrirnos a nuevos mercados.

Es decir, por un lado es tener la mejor herramienta útil para la gestión de los gastos de viajes de empresa. Seguir investigando en innovación y desarrollo para que la herramienta se adapte a los avances tecnológicos y el producto sea fácil de utilizar.

Por otro lado, el gran reto para este 2016 es la vocación internacional. Captio trabaja para que el producto se asienta en el mercado europeo y todo lo que esto conlleva: el impacto que genera en producto porque se tiene que adaptar a otros mercados, y también en todo el equipo en general.

Hasta ahora, la actividad de Captio se ha enfocado en España, siendo el primer software de gestión de gastos de viaje en recibir la homologación de la AEAT, aunque su sistema ya está presente en más de 10 países: Portugal, México, Chile, etc.

En paralelo a los esfuerzos para madurar nuestra posición de líder en el mercado español, Captio tiene como objetivo de este año, la internacionalización. Con esta vocación internacional, Captio ha hecho alianza con partners internacionales como la multinacional Seidor recientemente.

¿Cuál ha sido el momento más difícil en ese camino?

El momento más difícil en el camino fue crear la idea. Los momentos más complicados fueron en el inicio, donde teníamos que ver cómo encajaba la idea en el mercado, ejecutarla bien y crear el equipo.  

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